En este tema, analizamos las funciones generales del personal subalterno en diversas administraciones, las cuales pueden variar ligeramente según la entidad. Esta categoría incluye roles como conserjes, auxiliares de información, auxiliares de control, entre otros.
ESTE TEMA Y LOS TEST ESTÁN EN CONSTRUCCIÓN
Funciones de Correspondencia
Correspondencia de entrada y de salida
Entre las funciones de los subalternos se encuentran las de recibir, organizar y distribuir paquetería y documentación necesarias para las tareas administrativas y de gestión internas, haciendo lo siguiente:
- De forma autónoma y de acuerdo con procedimientos establecidos o siguiendo instrucciones de técnicos de nivel superior.
- Con eficacia y siguiendo las normas de seguridad, higiene en el trabajo y respeto ambiental.
En el cumplimiento de dicha obligación profesional, es competencia de este personal:
- Identificar los cargos y departamentos o áreas para la recogida y distribución de paquetería y documentación.
- Recoger prensa diaria, organizar lotes por plantas y departamentos y distribuirla.
- Distribuir la documentación o paquetería con rapidez y exactitud a través de los canales convencionales establecidos por la Administración.
- Cumplir la normativa legal de seguridad y confidencialidad.
- Distribuir los porta-firmas a las personas adecuadas en los diferentes despachos.
La entrega propiamente dicha puede ser periódica u ocasional. La entrega periódica se realiza una o dos veces durante la jornada laboral y siempre a la misma hora aproximadamente. La entrega ocasional se realiza con motivo de la llegada urgente de algún documento y debe ser inmediata.
Dentro de los edificios públicos, podemos clasificar la correspondencia en dos grupos:
- Correo interno (no franqueado)
- Correo externo (franqueado)
El correo interno es el servicio de recogida y entrega de la correspondencia que se realiza diariamente en las conserjerías de los centros y dependencias de los edificios, salvo algunas excepciones. Es decir, es correo que no necesita ser franqueado. Si por error se entrega o recoge correspondencia que no es admitida como correo interno, ésta se devolverá al lugar de origen, considerando el retraso que esto ocasiona en la recepción de la misma.
No hay un horario específico de entrega y recogida de la correspondencia; es decir, no se sigue a la hora del reparto ningún circuito establecido. El correo interno se utiliza para documentación interna de carácter oficial (por ejemplo, firmas del Director, firmas del Gerente). Se entrega en mano al lugar de destino junto con una minuta o acuse de recibo, que se firma y sella. En la parte delantera del sobre, LADO IZQUIERDO y de forma OBLICUA se debe escribir: CORREO INTERNO.
Correspondencia de entrada
La correspondencia de entrada es la que se recibe en la organización y para tramitarla se realizan las tareas de recepción, registro, clasificación y distribución.
Los documentos pueden ser de diferentes tipos, como informes, folletos, notas técnicas, cuestionarios y registros, y pueden estar en diversos soportes, como textuales, gráficos, sonoros, fotográficos, audiovisuales o informáticos.
La recepción de la correspondencia se recibe por correo o mensajería, pueden ser cartas, facturas, periódicos, revistas, catálogos, paquetes, etc. Suele haber bandejas o estantes para colocar la correspondencia según el tipo. A la recepción del correo, es conveniente señalar las cartas y documentos con un sello que indica la fecha para conocer la verdadera fecha de recepción, independientemente de la que conste en el encabezamiento de la carta.
Respecto a la paquetería que llegue a nombre de Departamentos o miembros de los mismos, se informará al transportista de la dependencia donde deben entregarla. Solo en el caso de que no haya nadie en el Departamento que pueda recepcionar dicha paquetería o materiales, se hará cargo de la misma el personal de la Conserjería del centro, salvo instrucciones de servicio que dispongan otra cosa. En este último caso, se realizará un seguimiento especial consistente en la comprobación del albarán, persona destinataria, número y estado de los bultos (por si hubiera que reclamar debido a desperfectos o apertura indebida), agencia de transporte, etc., tomando nota oportunamente de estos datos y se depositará la mercancía en el correspondiente casillero. Si no existe casillero, se depositará en la parte baja del armario y se dejará una nota de su existencia en el propio casillero.
En algunos casos, junto con la correspondencia vendrá un albarán o un aviso de recibo, que sirve para dejar constancia de que se ha entregado el envío. Este albarán o acuse de recibo deberá ser firmado a la entrega. También se puede recoger la correspondencia en una oficina de correos si se tiene un apartado de correos.
Se procederá conforme a las reglas siguientes:
- Comprueba que la carta tiene todos los documentos.
- Comprueba que los documentos tienen las firmas y los sellos necesarios.
- Guarda los documentos en el sobre.
- Una persona responsable reúne todas las cartas de todos los departamentos.
- Ordena las cartas por la ciudad de destino y por tipo de envío.
- Los datos de las cartas están en el registro electrónico de la Universidad. No hay que hacer ninguna tarea de registro porque ya viene dada a la persona encargada de la correspondencia.
- Haz una lista de las cartas que vas a entregar en la oficina de Correos y rellena el impreso de admisión de cartas certificadas.
- Entrega las cartas en la oficina de Correos.
La seguridad y confidencialidad en la manipulación de la correspondencia
La Administración debe cumplir la normativa en materia de seguridad y confidencialidad en la manipulación de la correspondencia y paquetería. Los paquetes, documentos y porta-firmas deben ser entregados a la persona a la que van dirigidos. Una equivocación dificultará la confidencialidad y seguridad de los documentos.
La correspondencia, mientras no llegue a poder del destinatario, es propiedad del remitente. La inviolabilidad de la correspondencia es una consecuencia de la libertad y el secreto de la misma recogida en la Constitución. Son actos contra estos principios la apertura, sustracción, destrucción y retención de la correspondencia.
La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal establece el deber de mantener en secreto la información recibida y de destruir los documentos confidenciales cuando ya no se necesiten.
Manipular correspondencia te hace responsable de su seguridad, cuidado y confidencialidad. Es crucial nunca abrir la correspondencia y cuidar de no perderla ni entregarla a otra persona que no sea la destinataria.
Funciones del Personal de Control en un Edificio Público Administrativo
Aunque lo abordamos más profundamente en otro tema, aquí te dejamos una descripción básica de sus funciones.
El personal de control asignado a un edificio público de uso administrativo llevará a cabo las siguientes funciones:
- Seguridad del Edificio: Velar por la seguridad del edificio donde prestan sus servicios de vigilancia.
- Control de Acceso: Ejecutar el procedimiento para el control de acceso al edificio.
- Apertura y Cierre: Realizar la apertura y el cierre del edificio siguiendo los procedimientos establecidos y utilizando los sistemas de seguridad disponibles.
- Gestión de Sistemas de Seguridad: Administrar los sistemas electrónicos de seguridad existentes en el edificio.
- Atención de Incidencias: Informar al responsable sobre cualquier incidente relacionado con sus funciones.
- Uso de Subsistemas: Utilizar los elementos de cada subsistema de acuerdo con las indicaciones del responsable.
- Control de Entrada y Salida: Supervisar la entrada y salida del personal del centro y de los usuarios de los distintos servicios.
- Control de Visitantes Externos: Para las personas ajenas al edificio, como repartidores, mensajeros o administrados que realicen gestiones, se seguirán los siguientes trámites:
- Requerir la identificación mediante la exhibición del DNI, anotando su numeración en un libro de registro debidamente foliado y sellado.
- Registrar los datos personales y la dependencia a la que se dirigen, entregando una tarjeta identificativa.
- Solicitar la identificación, procedencia o destino de los objetos que intenten introducir o sacar del edificio.
- Utilizar un escáner de detección, si está disponible, para verificar la ausencia de objetos o armas peligrosas.
- Emitir un pase de visita cuando corresponda, controlando visualmente la salida de los visitantes y recogiendo los pases emitidos.
Control de seguridad del perímetro exterior
- Realizar rondas de seguridad exterior para verificar que no existan desperfectos en la fachada ni obstáculos que dificulten el acceso al edificio.
- Asegurarse de que no haya personas, vehículos, objetos o paquetes sospechosos que requieran atención de seguridad.
Control de seguridad interior
- Realizar rondas de seguridad interior conforme a las normas y protocolos establecidos.
- Controlar áreas sensibles dentro del edificio.
- Identificar a cualquier persona que permanezca en el edificio sin autorización fuera del horario laboral normal y de atención al público, registrándolo en el libro oficial de incidencias y comunicándolo a la administración general del edificio.
- Supervisar los accesos y movimientos del personal de contratistas y servicios externos que trabajen fuera del horario laboral normal.
Puesta en marcha y parada de instalaciones
Como funciones genéricas de los Conserjes respecto de las instalaciones y suministros estarían las siguientes:
- Custodiar el mobiliario, máquinas, instalaciones y locales.
- Notificar los desperfectos del edificio relacionados con el mantenimiento.
- Controlar el uso innecesario del consumo de agua y electricidad.
- Comunicar las incidencias y averías que se observen en los suministros de agua, luz y gas.
- Dar aviso para reposición de suministros de gas o combustible para calderas, tipo gasoil o fueloil, y acompañar a los operarios en estas tareas.
Las tareas técnicas relacionadas con instalaciones (ascensores, calderas, cuadros eléctricos, grupos de presión, etc.) o conducciones (agua, gas, electricidad, etc.) deben ser ejecutadas por personal cualificado de plantilla, o bien por operarios de las empresas instaladoras o suministradoras. La función del Subalterno será la de vigilar las instalaciones y conducciones para dar los avisos correspondientes, acompañar a los técnicos para efectuar las reparaciones o suministros necesarios, supervisar el buen estado y limpieza de instalaciones y maquinaria, y comunicar a quien corresponda cualquier avería para su reparación.
No obstante, dependiendo de la complejidad de las instalaciones y conducciones, en algunos casos el Conserje tendrá también como misión poner en marcha algún sistema mediante operaciones simples que no exijan especialización ni conlleven riesgos debidos a una manipulación incorrecta.
Instalaciones eléctricas
Quedan limitadas al encendido y apagado de interruptores locales, dando cuenta a sus superiores de las anomalías o incidencia que se observe. No debe nunca mantener, conservar ni limpiar el cuadro de baja tensión, cuadros secundarios y mecanismos eléctricos, tampoco tendrá a su cargo la atención del alumbrado ni el mantenimiento y limpieza de baterías de acumuladores o la puesta a punto y reparación de aparatos eléctricos.
Nociones básicas de instalaciones eléctricas:
Podemos dividir las fuentes de suministros en dos:
- Suministro procedente del exterior del edificio: Generada por algún servicio de tipo publico que se encarga de transformar y transportar el suministro. Entre sus partas tenemos los Centros de Transformación, que son instalaciones que podemos encontrarlas en algunos edificios y que en función de su voltaje podemos encontrarnos dos tipos de energía que son las de alta (AT) y baja tensión (BT, generalmente esta tensión oscila entre 220v y 380v).
- Suministro procedente de generador propio: Que pueden proceder de Grupo de Generador o Grupos Electrógenos y de Baterías de Acumuladores.
Tipos de corriente:
- Corriente alterna: Abreviada CA o AC. Corriente continua: Abreviada CC o DC.
Tipos de medida:
- Amperio que mide la intensidad.
- Voltio es el voltaje.
- Ohmio mide la resistencia.
- Watio, mide la potencia.
Cables:
- Elementos de una instalación por los que se transmite la electricidad, generalmente se usa el cobre y aluminio. Las secciones mas comunes son las de 1.5 mm empleados para la iluminación y los de 2,5 mm empleados para aparatos de gran consumo.
- Pueden ser de fase, de dos fases o tres fases, más todas ellas constan de neutro y toma de tierra.
Colores de los cables:
- Toma de tierra, amarillo jaspeado en verde.
- Neutro, azul.
- Fase, marrón, gris, negro etc.
Cuadro General de Protección:
- Interruptor de Potencia. Es un interruptor automático que desconecta toda la instalación de la casa. Se puede desconectar manualmente, bastará con darle a la palanca de que dispone hacia la posición OFF. La desconexión es automática cuando el consumo de la casa excede de una intensidad determinada, que suele estar impresa en la carcasa del interruptor. Normalmente este interruptor lo instala la compañía suministradora para evitar un consumo mayor que el contratado.
- Interruptor diferencial. El diferencial puede salvarte la vida. Cuando el interruptor diferencial percibe que no le llegan la misma cantidad de electrones que ha entrado, automáticamente corta la corriente. De esa forma dejaríamos de recibir la descarga.
- Interruptores magneto-térmicos unipolares (P.I.A). Están para proteger cada uno de los circuitos de los que consta la instalación.
Importante tener en cuenta lo siguiente:
- Aunque exista instalación de puesta a tierra, NO SE DEBEN TOCAR LAS PARTES METÁLICAS DE UN APARATO eléctrico con los pies descalzos apoyados en el suelo ni por supuesto mojados. Estaríamos disminuyendo la resistencia eléctrica de nuestro cuerpo con lo que sería atravesado por una corriente mayor en caso de accidente.
- SI VEMOS A UNA PERSONA QUE SE ESTÁ ELECTROCUTANDO deberemos tratar de cortar la corriente de manera inmediata. NUNCA TRATAREMOS DE SEPARARLO DE LA PARTE EN TENSIÓN ya que corremos el peligro de electrocutarnos nosotros también.
- SI UN DIFERENCIAL DISPARA CONSTANTEMENTE se debe avisar a un técnico especializado para que revise la instalación. Lo más seguro es que exista una derivación en la instalación.
- NUNCA SE DEBE PUENTEAR UN ELEMENTO DE PROTECCIÓN para evitar que dispare, estaríamos poniendo en serio peligro a los usuarios de la instalación.
- Jamás debemos manipular un aparato eléctrico si no estamos capacitados para ello.
Instalaciones de gas
Las tareas básicas no deberían ir más allá de abrir/cerrar el paso del gas para la puesta en marcha o parada de las instalaciones. Cualquier deficiencia o funcionamiento incorrecto que se observe deberá ser puesto en conocimiento del personal cualificado o Servicio de Mantenimiento Oficial.
La instalación receptora de gas es el conjunto de conducciones y accesorios entre la llave de acometida (dispositivo de corte mas próximo a la propiedad, accesible desde el exterior) y las llaves de los aparatos. Las tuberías:
- De gas: nunca podrán ir por el interior de las paredes, conductos de evacuación de basuras, huecos de ascensor, etc. Los materiales para tramos enterrados serán el acero, cobre, polietileno y la fundición dúctil. El color del tubo llevara un distintivo amarillo.
- De agua: Las tuberías horizontales deberán estar colocadas lo más próximo al techo o al suelo, dejando siempre espacio para manipularlos. El color del tubo llevara un distintivo verde.
Instalaciones de calefacción y aire acondicionado
Se limitará en los locales públicos a la conexión y desconexión de los sistemas de calefacción y refrigeración y a comunicar cualquier incidencia que pueda derivarse de las instalaciones de aire acondicionado o calefacción debido a un mal funcionamiento o cambios bruscos de temperatura.
Conducciones de agua
En la mayoría de los casos la función del Conserje será la de abrir y cerrar el paso de agua, bien a través de la conducción general (la que suministra agua a todo un edificio, que normalmente tiene el contador adosado), o bien a través de conducciones locales (sectores del edificio, dependencias concretas). Esta labor se llevará a cabo igualmente ante averías, aislando la zona afectada -siempre que se pueda- sin cortar el suministro a todo el edificio.
Ascensores
Los ascensores deben ser revisados por un servicio de mantención contratado por el propietario o administrador. La empresa actuará como “conservador” de la instalación, deberá verificar la seguridad del equipo y atender su buen funcionamiento, a través de profesionales acreditados por los organismos de control autorizados en la materia. Todas las organizaciones deben contar con un representante técnico que certifique el buen estado del ascensor.
Utilización del ascensor:
- Manejar personalmente el ascensor, evitando que accedan más personas de las aconsejables. Servirá solo de ascensorista cuando se le asigne este cometido o las necesidades del servicio lo requieran siempre que se lo ordene su inmediato superior. Los ascensores deben ser revisados por un servicio de mantenimiento contratado por el propietario o administrador.
- Si se quedan varias personas dentro del ascensor las ayudara a mantener la calma y avisara rápidamente al servicio técnico del ascensor.
- Evitar el transporte de objetos cuyo peso supere la capacidad permitida o que supongan un deterioro del ascensor.
- Informar sobre cualquier desperfecto, comprobando que pare en todos los pisos, que funcionen las luces tanto del interior como del exterior del ascensor.
- Tratar con cortesía a los usuarios.
Normas básicas para el buen uso del ascensor:
- No utilizar los ascensores en caso de incendio o desborde de agua que invada el hueco del ascensor.
- No sobrepasar la capacidad máxima de carga de pasajeros estipulada.
- No saltar o realizar movimientos bruscos dentro de la cabina.
- No accionar el botón o llave de parada, ni el botón de la campanilla de alarma, salvo en casos de emergencias.
- No apague la luz de cabina, manténgala encendida para su seguridad.
- No oprimir reiteradamente el botón de piso cuando la llamada ha sido registrada.
- No registre llamadas innecesarias en la botonera de cabina, ahorrara energía eléctrica y evitara desgastes prematuros.
- No intente salir de la cabina por sus propios medios si el ascensor se detiene entre pisos, tenga calma, presione el botón de alarma y aguarde el auxilio del encargado del edificio quien avisara a la empresa de mantenimiento.
- No detenerse jamás en el umbral de la cabina, aunque estén ambas puertas (de piso y de cabina) abiertas.
- No permita que los niños viajen solos y aléjelos de las puertas tanto de cabina como las de los pisos.
- No arroje residuos ni colillas de cigarrillos al hueco del ascensor, puede producir un incendio.
- No desespere si el ascensor al subir pasa por su piso sin detenerse, tenga calma, está programado para atender las llamadas al bajar.
Organización y funcionamiento de los servicios y actividades.
Organización y funcionamiento de los servicios y actividades.
Las actividades de reunión y de comunicación requieren de una serie de trabajos de apoyo y mantenimiento que son fundamentales para la correcta realización de las mismas. El objetivo fundamental de estos trabajos es asegurar la provisión y disponibilidad de los medios materiales y físicos necesarios.
Tipos de salas.
Las salas sencillas, las salas que tienen proyector y las salas para eventos.
El procedimiento de preparación y mantenimiento de las salas sencillas requiere:
- Comprobar con anterioridad en la solicitud de reserva de sala el número de personas asistentes y el material solicitado y determinar si es adecuado a la sala reservada; es decir, si el número de asistentes es mayor a la capacidad de la sala o si los medios solicitados no pueden estar disponibles en dicha sala habría que contactar con los y las solicitantes y proponer a una ubicación más adecuada.
- En el mismo día con anterioridada la hora fijada para la reunión, abrir la sala y hacer una inspección visual del lugar:
- Comprobar mobiliario: número de sillas en función de los y las asistentes, estado de las mismas (limpieza y funcionamiento), mesas, mesas auxiliares, etc.
- Comprobar que el estado general de la sala (iluminación, temperatura) es adecuado; que no haya bombillas fundidas, goteras, etc.
- Medios adicionales: comprobar que el papelógrafo tiene suficiente papel, que hay rotuladores y que funcionan, que hay suficientes folios y bolígrafos, etc.
- Medios audiovisuales: aparte de la comprobación anteriormente citada, habrá que proceder a la puesta en marcha y la verificación del correcto funcionamiento.
Si en esta primera comprobación faltase algún elemento o estos no funcionaran correctamente habría que avisar al personal responsable del mantenimiento del edificio y al almacén para la reposición de los elementos que falten.
Si en esta comprobación se encontrasen materiales de reuniones previas habría que guardarlos y localizar a las personas asistentes para entregarlo.
Salas con proyector:
En las salas con proyector es necesario comprobar que el proyector funciona de manera adecuada.
Para eso hay que comprobar que el zoom y el enfoque son adecuados a la pantalla de la sala. Se puede comprobar girando el zoom con la mano o apretando los botones de zoom y enfoque del proyector.
Estos botones pueden estar en el proyector o en el mando a distancia.
Si los participantes de la actividad no saben cómo funciona el proyector, es necesario comprobar cuando llegan que su portátil se conecta al proyector.
El zoom es la herramienta del proyector que hace más grande o más pequeña la imagen en la pantalla.
El enfoque es la herramienta que permite que la imagen se vea con claridad en la pantalla.
Cada cierto tiempo, es necesario cambiar si no funcionan las pilas del mando a distancia y la lámpara y el filtro de cada proyector según el tiempo que indican las instrucciones.
Salas de eventos:
- Sala de reuniones.
- Sala de congresos.
- Salón de actos.
En estas salas se organizan eventos, por ejemplo, una exposición, una conferencia o una entrega de un premio.
Para comprobar que una sala de evento está preparada, se hace el mismo protocolo que en una sala sencilla, se hace también el mismo protocolo que en una sala con proyector y además se hacen estas tareas:
- Colocar la decoración necesaria. Por ejemplo, flores y carteles.
- Se colocan carteles de información en los pasillos para acceder a la sala.
- Seguir las indicaciones del personal responsable del evento para organizar la mesa presidencial.
Cada persona que habla en la mesa presidencial tiene una botella de agua, un vaso y un cartel con su nombre.
- Hay que comprobar que el cartel con el nombre de cada persona está en el sitio correcto.
La mesa presidencial es la mesa desde donde hablan las personas protagonistas del evento.
Si en el evento se va a servir algo de comer a los invitados, es necesario:
- Colocar un biombo para separar la zona de comer del resto de la sala.
- Definir de manera clara dónde y cómo va a estar la comida antes del evento.
- Definir de manera clara cómo tiene que acceder a la sala la empresa del catering para dejar libre las entradas principales.
Es importante avisar al Servicio de Seguridad del edificio si lo hubiera, sobre cuántas personas acceden al edificio durante el evento.
Si el evento se hace en fin de semana o en un día festivo, es muy importante informar al Servicio de Seguridad porque el evento puede provocar cambios en la manera de desplazarse por la edificio.
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